火炬区管委会农普办，各镇（区）农普办，市各有关单位：

为使农业普查工作规范化、制度化，参照《广东省第二次全国农业普查领导小组办公室工作规章制度》，结合中山市实际，制定本规章制度。现印发给你们，请各单位认真贯彻执行。

                                                              二○○六年六月八日    

中山市第二次全国农业普查领导小组

办公室工作规章制度

为科学、有效地组织实施中山市第二次全国农业普查工作，根据市政府办公室《关于做好第二次全国农业普查工作的通知》（中府办[2005]162号）精神，参照《广东省第二次全国农业普查领导小组办公室工作规章制度》，结合中山市实际，制定本规章制度。

一、办公室组成及职责

（一）中山市第二次全国农业普查领导小组办公室（以下简称“办公室”）是中山市第二次全国农业普查领导小组（以下简称“领导小组”）的办事机构，日常工作在领导小组的领导下开展。
    （二）办公室由市统计局、发展和改革局、农业局、市委宣传部、市委政策研究室、市委农办、市教育局、科技局、公安局、民政局、司法局、财政局、劳动保障局、国土资源局、水利局、卫生局、工商局、文化广电新闻出版局、林业局、海洋与渔业局、农业发展银行中山市分行等21个单位组成，办公地点设在市统计局，具体负责全市农业普查的组织和协调。
     （三）办公室设主任1名，副主任4名，成员若干名。办公室实行主任负责制，主任负责办公室的全面工作。办公室副主任协助主任工作，并按照分工负责处理分管领域内的工作。办公室成员协助主任、副主任、组长工作，并受主任、副主任、组长委托，负责处理有关方面的工作。
    （四）领导小组成员单位派出的人员作为办公室成员和联络员，按照各自职责分工，各司其职，各负其责，通力协作，密切配合。具体负责指导农业普查工作，收集并提出本部门对普查内容的需求，督促检查本部门的工作落实情况，协调本部门的普查有关事项等。
     （五）办公室下设综合协调组、业务指导组和数据处理组等3个工作组，具体承担农业普查的各项工作。各组实行组长负责制。具体分工如下：

1、综合协调组：全面协助主任开展日常工作，制定工作计划，组织与协调农业普查的各项日常工作；负责文件处理及有关文字材料的撰写；负责制定宣传工作方案，策划和组织开展宣传活动，加强与新闻媒体的联络；编发工作简报，上报工作信息；负责对镇(区)普查工作的评比、考核；普查资料的开发应用；普查会务接待，各种物料准备和后勤保障工作等。
    2、业务指导组：负责制定农业普查实施方案，按照方案要求组织业务培训，解答有关业务问题；组织现场调查，实施普查全过程的质量检查和控制，对数据质量总体把关，对普查数据进行评估分析等。
    3、数据处理组：负责制定农业普查数据处理实施方案，制订数据处理操作规程及软件的安装调试；负责数据处理人员的培训，问题解答，数据录入、审核、汇总及数据库建设等。
    二、会议制度
    （一）办公室实行办公室全体会议、办公室主任会议、主任办公会议和专题会议制度。
    1、办公室全体会议由主任、副主任、组长及成员组成，主任或主任委托的副主任召集并主持，主要传达上级指示、通报重要事项、审议重大事宜、部署有关工作。办公室全体会议根据需要不定期召开。
     2、办公室主任会议由主任、副主任组成，主任或主任委托的副主任召集并主持，主要研究决定全市农业普查工作中的有关重要事项。办公室主任会议根据需要不定期召开，必要时可安排办公室有关成员列席。
    3、主任办公会议由主任、副主任、组长及有关成员组成，主任或副主任召集并主持，主要研究、处理办公室日常工作中的重要问题。主任办公会议根据需要不定期召开。
    4、专题会议由副主任、组长或成员按照分工召集并主持，主要研究、协调和处理办公室工作中的一些专门问题。
     （二）办公室全体会议、办公室主任会议和主任办公会议的议题由会议召集人确定，会议的组织工作由综合协调组负责。专题会议的议题由召集人确定，会议的组织工作由相关的工作组负责。各类会议召开前应将会议议题或讨论的有关文件提交与会人员，以便作充分的会前准备。
      （三）根据会议的性质和重要程度编写简报或会议纪要。会议纪要和简报由主任或主任委托的副主任签发。　　
   　 三、文书处理
      （一）办公室文种包括：请示、报告、通知、通告、函、会议纪要和简报等。
      （二）办公室的发文，由主任签发。主任因特殊情况可委托常务副主任签发。各工作组不得以工作组的名义对外发文。
      （三）发文办理要严格履行拟稿、审核、签发等程序。各工作组根据工作需要草拟文稿，草拟稿报组长初审，初审稿报综合协调组办文人员把关，经分管副主任审核后报主任签发。文书内容如涉及其他副主任分管的工作事项，须经有关副主任审核后再报主任签发；文书签发后，任何人不得随意改动其内容；如需改动，须征得签发人同意。文书一般情况下经OA系统办理。
       （四）办公室文书的发送范围：
      1、请示发送至上级领导机构。
      2、报告发送至上级领导机构。
      3、通知发送至领导小组成员、办公室组成单位、各镇（区）普查机构等。范围可根据通知内容进行调整。一般普发性通知同时在中山农业普查网发布。
      4、通告向社会发布。同时在中山农业普查网发布。
      5、函发送至需要商洽工作的单位或个人。
      6、会议纪要主要发送至办公室主任、副主任、组长及有关与会人员，必要时可抄送领导小组成员、办公室组成单位和各镇（区）普查机构。
      7、简报发送至省农普办、兄弟市农普办、领导小组成员、办公室组成单位和各镇（区）普查机构。
      （五）综合协调组负责办公室收文的统一登记、批办、分办、传递、督办和归档。各工作组不得自行受理应由办公室办理的文书。综合协调组收文登记后，应由常务副主任提出拟办意见，交主任批办。综合协调组应随时对有关文书进行跟踪和督办。
      （六）公文归档。综合协调组负责所有文书的归档管理。
    1、归档范围：在普查活动中办理的公文和各种纸介质文书材料、电子版文书资料和声像资料等。
    2、归档要求：公文要求在印制完成后的5个工作日内归档。归档事项包括签发原件、纸介质印刷件、与印制件一致的电子版（文字文件提供Word或文本格式，表格提供Excel格式）文件，电子版文件一般通过OA系统进行归档。纸介质文书材料、电子版文书资料以及声像资料根据工作进展情况及时归档。
      四、印章管理和使用
    （一）“中山市第二次全国农业普查领导小组”和“中山市第二次全国农业普查领导小组办公室”印章，由综合协调组指定专人负责保管和使用。
     （二）印章的日常使用建立严格的用印登记审批制度。使用领导小组印章需经领导小组组长或组长委托的副组长在其职权范围内签批，使用办公室印章需经主任或主任委托的副主任在其职权范围内签批。
        五、外出报告和考勤制度
     （一）办公室主任外出，事前需向领导小组组长或副组长报告；副主任外出，事前需向主任报告。
    报告内容包括：外出事由、时间、地点、联系方式等。
综合协调组应随时掌握主任、副主任的外出动向。
     （二）办公室各工作组组长外出，需提前报告主任或副主任，并指定一名小组成员主持处理外出期间本组的日常工作。
     （三）各工作组成员外出，需经组长批准，在外出期间的有关工作情况，应及时向组长通报。
     （四）所有办公室工作人员在外出期间必须保证通讯畅通。
     （五）综合协调组负责办公室集中办公人员的考勤工作。
      六、经费和设备的管理与使用
     （一）普查经费严格按照有关财务制度由市统计局进行管理和使用。
     （二）普查办公设备依照市统计局有关规定统一购置和管理，使用的设备应指定专人做好日常维护和保管。
     （三）出差、下乡报销按市统计局有关规定执行。